Verandermanagement of verandersupport?

‘Bukken…. Er komt weer een verandering aan.” Deze verzuchting geeft een vaak waargenomen effect weer bij geplande verandering zoals Lewin (1951) en Kotter die beschreven (1995). Geplande verandering: een verandering door ‘anderen’ bedacht voor ‘ons’, degenen die het voor elkaar moeten krijgen. Liefst in projectplannen en projectresultaten uitgeschreven. En ‘wij’ hebben dit al vaker meegemaakt. Wij weten dat als we ons stil houden, als we even bukken, de kans groot is dat een groot deel van de plannen overwaait en er niet zo heel veel echt verandert. Althans, niet datgene wat in mooie woorden allemaal op papier staat.

Natuurlijk verandert er van alles ondertussen, want we hebben veel contact met onze klanten, patiënten of gasten en collegae, weten wat belangrijk voor hen is en wat ze nodig hebben. We proberen elke dag weer net iets beter, net iets effectiever en efficiënter ons werk te doen, want het effect daarvan zien we direct. Oftewel, ‘we pielen een heleboel’, om met de woorden van Thijs Homan (2018) te spreken en als onze manager de guts heeft om niet de ‘Überpieler’ te zijn, krijgen we het ook nog voor elkaar steeds betere resultaten te realiseren in een leuk team. Ziehier in een notendop waar de andere denkwijze over veranderen over gaat: emergent change (Dawson, 2003).

Zo geformuleerd lijken geplande verandering en emergente verandering twee uitersten die elkaar uitsluiten. De praktijk is wat complexer. Juist omdat de werkelijkheid complexer is, is het heel behulpzaam om vanuit verschillende denkkaders naar een situatie, een vraagstuk of een wens te kijken. Immers, de manier waarop we kijken, bepaalt wat we zien aan mogelijkheden en acties. Degene die een jonge vrouw ziet in de afbeelding van Freud, denkt en doet wat anders dan degene die de heks ziet. De afbeelding echter is precies hetzelfde.

Elke organisatie, ik zou zelfs durven beweren elk mens, kent de uitdaging te navigeren tussen flexibiliteit en controle zoals Parker (2014) in haar stuk aangeeft. Het is dan ook zinvol om als veranderaar te kunnen bewegen tussen een meer planmatige, controle gerichte aanpak waar nodig en ondersteuning van emergente veranderingen waar mogelijk. Dit vraagt dus ook van de veranderaar de nodige flexibiliteit, zowel in denken als doen.

Hoe kunt u bewegen tussen gepland en emergent veranderen?

Onze eerste reflex als iets niet helemaal gaat zoals we in gedachten hadden, is in actie komen: oplossingen bedenken, taken overnemen, extra opdrachten geven, controleren, inregelen, borgen, vastleggen, verantwoorden, adviseren… Herkenbaar? Het is juist dan essentieel om steeds weer opnieuw te kijken naar de situatie, het doel, de betrokkenen en de impact van uw eigen zienswijze, houding en gedrag. Vertragen dus. Gemakkelijk gezegd, maar in de praktijk is het bijzonder moeilijk om even afstand te nemen en een breder perspectief op te zoeken. Niet voor niets noemt Ardon dit van de automatische piloot op handbediening overgaan (2013).

Hoe lukt het u toch?

Door vragen te stellen. Argyris (1977) heeft ons immers geleerd dat we niet alleen moeten reageren op de afwijking van de norm (single loop), zoals bijvoorbeeld de norm om vijf verkoopdossiers per dag af te handelen. Je moet ook kijken naar de oorzaak (double loop) waarom de norm niet gehaald wordt. Zo kun je dag na dag de werkprocessen in je organisatie verbeteren. Dit is nog redelijk voor de hand liggend. Wat echter vaak overgeslagen wordt, is de vraag stellen naar de betekenis van de afwijking voor de doelen en bestaansreden van de organisatie (triple loop reframing). Wat is er erg aan dat die vijf dossiers niet gehaald worden? Wat betekent dat? Voor een organisatie waar aandeelhouderswaarde leidend is, kan het betekenen dat het blijven voldoen aan een bepaald aantal verkoopdossiers per dag gelijk staat aan goede financiële cijfers voor de aandeelhouders. De organisatie bestaat immers voornamelijk voor de aandeelhouders. Voor een organisatie waar maatschappelijke betrokkenheid een belangrijke bestaansreden is, kan het betekenen dat minder mensen goede dienstverlening krijgen.

Door vaker in gesprekken vragen te stellen op het niveau van betekenis in de trant van “Waar zijn we nu eigenlijk mee bezig?” is het mogelijk samen te ontdekken waar het echt om gaat in plaats als hamsters in het rad van de waan van alledag rondrennen. Stel uzelf en uw collegae dan ook vaker een paar vragen op elk van deze niveaus van Argyris en neem waar wat het effect is op de samenwerking, de processen, de resultaten en uzelf. Experimenteer eens met verander support in plaats van verandermanagement, zoals Linda Reumers , deelneemster aan de UMIO Verandermanagement cursus, poneerde. De vraag stellen is immers al de verandering.

Veranderen in elk betekenisvol gesprek

Single – Double – Triple Loop Learning op basis van Argyris’ gedachtegoed

Single loop: regel/ norm

  • Wanneer ben je tevreden met het gedrag of het resultaat?
  • Wat maakt dat je niet tevreden bent met het gedrag of resultaat?
  • Wat gebeurde door het gedrag/ de actie? Bij wie?
  • Welke regel werd wel/niet gevolgd?
  • Welke norm is wel/niet gehaald?

Double loop: inzicht

  • Wat zorgde ervoor dat de norm/regel wel/ niet gehaald werd?
  • Wat is er veranderd in de context/ situatie?
  • Als je kijkt naar de context/situatie, waar moet je dan rekening mee houden?
  • Waarom is de norm/regel zinvol?

Triple loop: betekenis

  • Waartoe?
  • Wat is er eigenlijk erg aan dat….?
  • Wat is er eigenlijk goed aan dat…?
  • Wat is de reden dat je x goed/verkeerd vindt? (Stel eventueel drie keer dezelfde vraag als doorvraag.)
  • Wat is daar belangrijk aan? (Stel eventueel drie keer dezelfde vraag als doorvraag)
  • Wat is nog belangrijker?
  • Waar geloof je in?

Bibliografie

  • Ardon, A. (2013) Doorbreek de cirkel, Business Bibliotheek.
  • Argyris, C. (1977) Double Loop learning in organizations. Harvard Business Review,
  • September-October, 114-125.
  • Dawson, S. (2003) Organizational Change: A Processual Approach, London: Paul Chapman Publishing.
  • Homan, T. (2018) Onderwijssessie Verandermanagement voor UMIO, Maastricht, 4 december.
  • Homan, T. (2014) Organisatiedynamica, BIM Media, Academic Service.
  • Kotter, (1995) Leading Change. Why transformation efforts fail. Harvard Business Review, march-april.
  • Lewin, K. (1951) Field Theory in Social Science. New York, NY: Harper & Row.
  • Parker, S. K. (2014) Beyond Motivation: Job and Work Design for Development, Health, Ambidexterity, and More. Annual Review of Psychology, 65, 661-691

Door: Micole Smits, Ma ORSCC PCC, januari 2019

Micole Smits is als kerndocent verbonden aan de Cursus Verandermanagement

In de cursus Verandermanagement leer je om vanuit verschillende perspectieven naar verandering te kijken. Je krijgt inzicht in de dynamiek van veranderprocessen en de verschillende interventie-mogelijkheden. Zet jezelf in als veranderinstrument.

UMIO maakt klaslokaal van GaiaZOO

Op een zonnige herfstdag in oktober – ideaal dierentuinweer! – verzamelen de deelnemers van de workshop “Beyond Monkey Business’ zich in GaiaZOO in Kerkrade om samen met bioloog Roy Erkens en leiderschapsexpert Martin Lammers te leren van het gedrag van dieren, belooft de programma-omschrijving.

Begenadigd duo

Het blijkt al snel dat Martin en Roy een begenadigd duo zijn, dat naadloos op elkaar inspeelt: een live-demonstratie van de interactie tussen academia en organisatiepraktijk. Wanneer Roy de wetenschappelijke en evolutionaire onderbouwing van gedrag(spatronen) belicht, springt Martin meteen bij om dit naar de praktijk te vertalen. Hij put daarbij uit een schijnbaar onuitputtelijke voorraad aan inzichten, voorbeelden en anekdotes uit zijn langjarige praktijk. Waar Roy dan weer op inspeelt met op wetenschappelijk onderzoek gebaseerde verbanden en kaders. Het duurt niet lang voor de hele groep aan hun lippen hangt en volop aan de geanimeerde discussie deelneemt met eigen praktijkvoorbeelden en vragen. Een cursus met een hoge feelgood factor dus, maar ook een bron van verrassende inzichten zoals nog zal blijken.

Beyond Monkey Business

Maar laten we bij het begin beginnen. Al vanaf binnenkomst gaat het er los en informeel aan toe in Hof van Gaia, de sfeervolle vergaderlocatie van de GaiaZOO. Hout betimmerde wanden en een aards kleurenpalet doen denken aan een Afrikaanse lodge. Na de welkomstkoffie & vlaai en een kort voorstelrondje, beginnen we met de naam van de cursus: Beyond Monkey Business: waar staat dat eigenlijk voor?  De speelse titel geeft aan dat gedrag veel ouder is dan de mens en apen. Ons gedrag heeft veel diepere wortels en we gaan daarom deze middag verder terug in de evolutie kijken. Wat herkennen we in groepsgedrag? Waarom doen we iets (op een bepaalde manier)? Kortom: we gaan de waaromvraag stellen bij ons gedrag.

Het experiment begint

We maken een rondgang door GaiaZOO om in groepjes van twee een aantal diersoorten te observeren. Onderweg hebben we ook volop de gelegenheid om Duitse kleuters te observeren, want het is blijkbaar een vrije dag bij de Oosterburen. Al snel komen we erachter dat observeren niet zo simpel is als het lijkt (waarover later meer).

Wat viel er op?

Na de rondgang in de ZOO delen de deelnemers hun observaties. Wat is er opgevallen aan structuur, leiderschap, gedragskenmerken en organisatievormen? Dit is het startpunt voor het eerder aangehaalde interactieve samenspel tussen het duo Martin & Roy en de groep. De geobserveerde gedragsvariaties in leidinggeven en gedrag worden in evolutionair perspectief geplaatst door Roy. Martin commenteert en illustreert vervolgens met vertalingen naar organisaties, organisatievormen, werk- en groepsgedrag. Vaak uiterst herkenbare dwarsverbanden die leiden tot veel enthousiast knikken in de groep, afgewisseld met de nodige lachsalvo’s.

Het observatieproces

Het is de opmaat om te reflecteren op het observatieproces zelf. We zijn bij de kernvragen belandt: waarom is observeren zo moeilijk en waarom is oordeelvrij observeren zo belangrijk? Observeren blijkt vooral moeilijk omdat je voortdurend zaken invult bij de dingen die je ziet. We zijn zo snel geneigd om dingen in te vullen en interpretaties te geven dat het speciale inspanning vereist om tot objectieve observaties te komen. Dat snelle oordeel is een natuurlijk proces, dat is geëvolueerd omdat we er veel voordeel van hebben. De truc is om je van dit mechanisme bewust te zijn, om het uit te kunnen schakelen wanneer het in bepaalde situaties niet functioneel is. Zoals wanneer je te snel zaken veralgemeent of te zeer afgaat op eerste indrukken.

Evolutionaire bagage

Het vliegensvlug invullen van waarnemingen is natuurlijk niet de enige evolutionaire bagage die we hebben meegekregen. De evolutie heeft ons niet alleen opgezadeld met grote overeenkomsten met dieren, maar ook met de nodige verschillen. Dat zijn vaak onze succesfactoren, die we heel gericht kunnen inzetten. Om een tipje van de sluier op te lichten: denk aan de kracht van fantasie, ideeën, creativiteit en serendipiteit.

Waar zit ‘m de winst?

Zo gaat het nog een hele tijd door met het blootleggen van fascinerende en onverwachte dwarsverbanden tussen biologie en menselijk gedrag. Ze hebben gemeen dat we ons er meestal niet van bewust zijn, het zijn niet voor niets natuurlijke processen die een belangrijke functie vervullen. Het gaat er dan ook niet om ze te onderdrukken of zelfs af te schaffen (als dat al mogelijk zou zijn). De grote winst zit ‘m daarentegen in het ontwikkelen van het vermogen er in kritische situaties afstand van te nemen, of juist bewust gebruik van te maken.

Verdere verdieping

Deze cursus levert daarvoor in korte tijd een stimulerend spervuur aan voorbeelden, inzichten, doorkijkjes en eye openers. Het is daarmee ook een staalkaart van methoden en technieken die in andere UMIO-programma’s worden toegepast en uitgediept. Volg de onderstaande links voor meer informatie.

Effectief leiderschap begint bij jezelf

Hoe vergroot je je effectiviteit als leider? Hoe makkelijk pas je je gedrag aan? Wie ben je eigenlijk en waarom doe je wat je doet?

Een spannend traject

Ook voor ervaren kerndocente Drs. Micole Smits is het elke keer weer spannend om met een groep cursisten dergelijke vragen te verkennen in de UMIO-cursus Effectief Leiderschap. Micole is een zeer ervaren coach/docent in executive education met als kernexpertise verandermanagement, individuele-, (werk)relatie-, team en organisatieontwikkeling, leiderschap en (interculturele) interactie. Ze heeft een duidelijke visie op leiderschap, met als motto “First connect, then lead”.
“We kijken vooral naar de dynamiek van de persoon: hoe kijk je naar de mensen (medewerkers) en welke rol speel je zelf in het patroon van interactie. Het draait om het leiden van jezelf, je team en de organisatie. In de cursus ontwikkel je het vermogen om te kiezen, uit je patroon te stappen en daarmee je gedrags- en oplossingsreportoire uit te breiden.” Naast de persoon, is ook het groepsproces tussen de deelnemers een krachtige bron van leren. De derde bron waaruit wordt geput is de professionele context waarbinnen de deelnemer acteert. Op deze manier komt er een leerproces op gang waarin persoonlijke en professionele ontwikkeling elkaar versterken. Dit wordt aangevuld met een individuele coaching waarin wordt ingegaan op de vraag van een deelnemer. Bijvoorbeeld het opruimen van blokkades, maar ook het bewust worden van eigen kwaliteiten.

Automatische denkpatronen doorbreken

Als cursist word je voortdurend uitgedaagd: wat is je automatische denkpatroon en wat zou er mogelijk zijn als je handelt vanuit andere denkpatronen. De groepsinteractie speelt hierbij een belangrijke rol en daarom wordt er vanaf het begin gewerkt aan het creëren van een veilige omgeving. De werkwijze en interactie binnen de groep dient daarbij meteen als model voor de eigen aanpak na de cursus onder het motto: delen waar je tegenaan loopt.

Het zijn trouwens niet alleen de deelnemers die worden uitgedaagd: Micole neemt als coach zelf voluit deel aan het proces en beleeft elke keer ook weer haar eigen uitdagingen en leermomenten.
“We werken er naartoe dat de deelnemers in de gaten krijgen welke patronen ze creëren, dat ze durven te experimenteren, uit hun patronen te komen en de impact daarvan waarnemen. Ook leren ze waarderend kijken: wat drijft de medewerker? In plaats van te vragen: wat belemmert jou? Als leidinggevende in een complexe veranderlijke omgeving is het belangrijk dat je van perspectief kunt wisselen. Verder leren we de deelnemers ook systemisch te kijken naar een situatie: wat is de relatie van de onderdelen met het geheel en met elkaar?”

Succescvoller acteren

Vertaald in concrete resultaten komt het erop neer de relaties op ’t werk en de onderlinge samenwerking verbeteren. De leider is zich bewust van zijn impact en is congruent: zijn intentie komt overeen met wat hij doet. Kortom: succesvoller acteren door ander gedrag te vertonen. “In drie dagen gebeurt er heel veel. Het gaat vaak verder dan de verwachtingen van de deelnemers. Meestal boven verwachting, haha.”

Cursisten Wim Goossens en Ruud Nouwens kunnen het alleen maar beamen.

Wim: “De cursus levert vooral herkenning op, je kunt dingen een naam geven. Je leert je eigen reactie waar te nemen en te benoemen als je in een situatie wordt getriggerd. Als je kunt duiden wat je voelt, helpt dat om effectief te kunnen handelen. De theoretische achtergrond die je opdoet levert je aanvullende handvatten om je eigen gedrag te duiden en dus te kunnen aanpassen.”
Ruud vult aan: “Door de goede mix van theorie en praktijk is het geleerde ook makkelijk in de eigen situatie toe te passen. Het begint ermee dat je het al in de cursus zelf doet. Hoe je in de groep met elkaar omgaat dient als het ware als model. Belangrijk is daarbij dat er al vanaf de start van de cursus een veilige omgeving wordt gecreëerd met duidelijke afspraken en spelregels over hoe we respectvol met elkaar omgaan. Het zorgt voor een goede band binnen de groep – zelfs binnen de 2,5 dag van deze cursus – die het leerproces ten goede komt.”

Individuele coaching

Wim: “Het individuele coaching gesprek dat deel uitmaakt van de cursus is een goede aanvulling op het groepsproces. Het stimuleert de zelfreflectie en kan zelfs bevrijdend werken. Ondanks de nadruk op soft skills wordt het gelukkig nooit zweverig, maar blijft het praktisch”.
Over de vraag of ze met deze cursus hun doelen hebben bereikt, hoeven Wim en Ruud niet na te denken: als uit één mond klinkt een overtuigend “Ja!”

Tot slot gaat Micole nog even in op de vraag wie er allemaal voordeel kan hebben van deze cursus: ”je kunt hier veel aan hebben als je in complexe omgevingen functioneert, als het creëren en vormen van relaties essentieel is voor je effectiviteit en als je merkt dat je persoonlijke invloed en impact beter zou kunnen zijn.”

Kerndocente Micole Smits is een ervaren docent/coach in executive education met als kernexpertise verandermanagement, individuele- (werk)relatie-, team- en organisatieontwikkeling, leiderschap en (interculturele) interactie.

Opleidingsachtergrond:
PCC certificering International Coach Federation, ORSC Certificering, NLP Practitioner, Senior Professioneel Coach, Verandermanagement, Bedrijfscommunicatie.

Meer informatie over het programma: www.umio.nl/el